Immer mehr Menschen arbeiten im Home-Office, Remote oder in Paperless Offices. Digitales Arbeiten wird sowohl unter Selbständigen als auch in den Unternehmen der Welt immer beliebter und gewinnt an Relevanz. Auch digitales Arbeiten benötigt natürlich Strukturen und Tools, um zum Beispiel einen Block zu ersetzen. Die besten Tipps haben wir für Sie zusammengefasst.
Struktur am Arbeitsplatz
Ein positiver Aspekt vom digitalen Arbeiten ist definitiv der aufgeräumte Schreibtisch. Stifte, Blöcke und Unterlagen werden nicht mehr benötigt. Auf dem Schreibtisch steht lediglich der Laptop oder PC, etwas zu trinken und vielleicht eine Lampe. Mehr wird nicht benötigt.
Doch auch der Desktop bzw. Schreibtisch auf dem Laptop oder PC müssen strukturiert sein. Nichts ist frustrierender als morgens den Laptop anzumachen und über den Bildschirm hinweg nur Dokumente zu sehen. Chaos und Stress sind hier vorprogrammiert.
Ordner bringen Struktur in das Chaos
Die Erstellung einer sinnvollen Ordnerstruktur ist hier empfehlenswert. Bei vielen Programmen ist es auch möglich Ordner farbig zu markieren, um sie direkt besser zu erkennen und ein schnelleres Arbeiten zu ermöglichen. Zudem sollten die Ordner alle einheitlich nach einem Konzept benannt werden, zum Beispiel Name, Thema, Jahr. So kann der gewünschte Ordner im Suchfeld schnell ermittelt werden. Es erleichtert nicht nur einem selbst die Suche nach Dokumenten, sondern auch den Kollegen, die auch auf die erstellten Dokumente zugreifen müssen.
Um einen ordentlichen Desktop zu garantieren, sollte sich immer am Ende eines Arbeitstages die Zeit genommen werden, um neue Dokumente in die Ordner einzufügen.
Planer Programme für ein effizientes Arbeiten
To-Do Listen oder Notizen müssen nicht per Hand geschehen. Beim digitalen Arbeiten kann auf Programme zurückgegriffen werden. Word, Paper oder die Mac App Notizen sind Programme in denen gut geschrieben und auch To-Do Listen erstellt werden können. Es spart nicht nur Papier, sondern digitales Arbeiten und abspeichern hat auch viele weitere Vorteile. Notizen, die über Google Docs erstellt wurden oder in Programmen, die auch als Handy App nutzbar sind, können von überall aus verwendet werden. Durch eine automatische Synchronisation können auch noch vor einem Kundentermin die Notizen durchgelesen werden, ohne Angst zu haben, man könne sie vergessen.
Eine weitere Möglichkeit für das Planen sind Kalender Programme. Jedes E-Mail-Programm besitzt mittlerweile eine Kalenderoption, aber auch die digitalen Geräte haben meist einen Kalender-App vorinstalliert. Im Kalender müssen nicht nur Termine wie Telefonkonferenzen, Kundentermine oder Meetings eingetragen werden. Nutzen Sie die Möglichkeit, um den gesamten Arbeitstag zeitlich zu planen. Machen Sie Termine mit sich selbst aus und setzen Sie sich von Beginn an eine Struktur für den Tag. Sie werden sehen, effizientes Arbeiten war nie leichter
Immer in Kontakt mithilfe von Workplaces
Nicht jeder sitzt mit den Kollegen in einem Büro. Manchmal sitzen die Kollegen sogar am anderen Ende der Welt. Um trotzdem in Kontakt zu bleiben, gibt es eine Vielzahl an Programmen für gemeinsames digitales Arbeiten. Microsoft Teams und Slack sind zum Beispiel bekannte Chatrooms. Es können sowohl Einzelchats begonnen werden als auch im Team oder Projektgruppen über Channels gechattet werden. So können Sie mit dem Kollegen gerade privat darüber diskutieren, dass Sie einen Artikel über Netbet Roulette Casio in der Corona Krise schreiben, während Sie im Gruppenchat das nächste Meeting planen.
Zudem ermöglichen es die Chatrooms auch, Dokumente zu teilen und Meeting Einladungen zu verschicken. Wenn man einmal nicht online ist, wird automatisch eine E-Mail mit einer Benachrichtigung aus einem Chat versendet. So verpassen Sie keine Gespräche mehr. Der Mitarbeitertratsch läuft ebenso digital ab wie das Besprechen von Arbeitsthemen.
Fazit
Um effektiv im Team zu arbeiten, wird kein gemeinsames Büro mehr benötigt. Mittlerweile gibt es viele Möglichkeiten nicht nur digital zu arbeiten, sondern auch getrennt digital zu arbeiten, ohne den Workflow und zwischenmenschliche Beziehungen einzuschränken.